7.000 aktive monatliche Nutzer*innen, zwölf neue Funktionen und mehr Spaß bei der Arbeit – so lautet das quantitative Fazit nach einem Jahr ogGPT. Qualitativ geht es jedoch um viel mehr: Der interne KI-Assistent der Otto Group hat sich nicht nur als Hilfsmittel bewährt, sondern den Weg für eine neue Arbeitsweise geebnet und den niedrigschwelligen Eintritt ins KI-Zeitalter für viele Beschäftigte ermöglicht. Die Weichen hat dafür im Vorwege der Kulturwandel gestellt.
Am 18. September 2023 gab Alexander Birken den Startschuss für ogGPT. Sein klarer Appell: Bitte nehmt euch die Zeit, damit zu experimentieren und eigene Erfahrungen im Umgang mit GenAI zu sammeln. Eine Pflicht, den KI-Assistenten zu nutzen, gibt es aber nicht; die Unternehmensführung gibt weder KPIs noch Zielwerte vor. Denn ogGPT kann zwar ein sehr mächtiges Hilfsmittel für den Arbeitsalltag sein. Doch im Vordergrund steht, konzernweit einen niedrigschwelligen, sicheren Zugang zu KI zu ermöglichen und so in der Breite der Organisation ein Verständnis dafür zu schaffen, was die Technologie kann – und was (noch) nicht.
Schon mit dem Launch haben 3.800 Kolleg*innen ogGPT aktiv genutzt. Eine interne Befragung ergab wenige Monate später: User können mit dem Tool Zeit sparen und für knapp 80 Prozent erhöht es sogar den Spaß bei der Arbeit. Seitdem hat sich die Zahl der aktiven monatlichen Nutzer*innen fast verdoppelt, auch die Zeitersparnis ist laut Selbsteinschätzung weiter gestiegen und der Spaß an der Arbeit geblieben – das zeigte die jüngste Nutzerbefragung im August 2024. Eine Erfolgsgeschichte, die nicht zuletzt auf dem Kulturwandel der Otto Group beruht.
Kulturwandel fördert die Transformation durch und mit KI
Im Rahmen des vor neun Jahren gestarteten kulturellen Transformationsprozesses hat die Otto Group gelernt, Veränderungen mit Offenheit zu begegnen und sich immer wieder flexibel auf neue Marktsituationen einzustellen. Es geht dabei beispielsweise um Transparenz, Partizipation, Eigenverantwortung sowie um Lern- und Anpassungsfähigkeit. Diese wichtigen kulturellen Rahmenbedingungen fördern auch die Bereitschaft, sich auf neue Technologien wie Generative Künstliche Intelligenz (GenAI) einzulassen und sie in die Organisation zu integrieren. Sicherlich werden sich die Fähigkeiten von KI-Assistenten rasant weiterentwickeln. Aktuelle Ausbaustufen entfalten noch nicht das volle Potenzial der Technologie – derzeit sehen wir nur die Spitze des Eisbergs. Dennoch ist es essenziell für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen, sich bereits jetzt intensiv mit den technologischen Möglichkeiten auseinanderzusetzen und zentrale Kompetenzen für das KI-Zeitalter aufzubauen.
Empowered Employees: Umfassende Angebote für Weiterbildung, Vernetzung und Inspiration
Aus diesem Grund wurde und wird die Einführung von ogGPT umfassend begleitet: Von Intro-Sessions, in denen die grundlegende Funktionsweise erklärt wird, über intensive Prompting-Workshops und die gruppenweite „Discover AI“-Community mit eigener Konferenz bis hin zu Hackathons mit Partnern wie Microsoft und Google – die Otto Group setzt auf eine Vielzahl von Maßnahmen, um alle Mitarbeitenden basierend auf ihrem Vorwissen mitzunehmen. Im Zentrum stehen Wissensvermittlung, Kompetenzaufbau und Vernetzung. So sollen alle Kolleg*innen für den Umgang mit GenAI befähigt werden.
Ebenso wichtig: Inspiration. Wofür kann ich ogGPT im Arbeitsalltag nutzen? Wie setzen Kolleg*innen es ein? Diese Fragen sind ein wichtiger Hebel für die Adoption neuer Technologien. Hilfestellung bietet ein interdisziplinäres Team mit Formaten wie dem „Use Case of the Week“, das verschiedenste konkrete Anwendungsfälle inklusive einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, Beispiel-Prompts und Tipps vorstellt.
Im Mai drehte sich an vier Montagen alles rund um das Thema KI: Im Rahmen der Event-Reihe „mAI“ haben interne Expert*innen in mehr als 25 praxisnahen Sessions ihr Wissen und ihre Erfahrungen geteilt. Das Themenspektrum reichte dabei von Best Practice Prompting Sessions bis hin zu Top Use Cases für ogGPT, aber auch weit über unseren KI-Assistenten hinaus.
Beim internen „GenAI@Work“ Award waren Kreativität und Innovationsgeist gefragt: Gesucht wurden konkrete GenAI-Use Cases, die einen Mehrwert im Arbeitsalltag stiften – ganz egal, ob sie technisch bereits umgesetzt wurden oder noch eine bloße Idee sind. Daran konnten sich deshalb sowohl KI-Expert*innen als auch Kolleg*innen ohne tiefere Tech-Kenntnisse beteiligen. 46 Use Cases wurden eingereicht, die eine Fachjury anhand von Kriterien wie Adaptionsfähigkeit, Effektivität, Effizienz, Innovation und Skalierbarkeit bewertet und prämiert hat.
Evolution von ogGPT: Zwölf neue Funktionen für bessere Zusammenarbeit und smartere Unterstützung
Auch ogGPT selbst hilft dabei, Anwendungsfälle für den eigenen Arbeitsalltag zu finden. Mit neuen Funktionen wie dem Marktplatz können Kolleg*innen ihre Prompting-Templates konzernweit teilen – das spart nicht nur Ressourcen, sondern zeigt auch Einsteiger*innen, was der KI-Assistent kann. Ähnliches gilt auch für CustomGPTs, eines der neuesten Features in ogGPT. Ein CustomGPT ist eine maßgeschneiderte Version des KI-Assistenten, die mit selbst kuratierten Daten für einen bestimmten Zweck oder ein konkretes Thema angelegt und mit einzelnen Kolleg*innen, Teams oder der ganzen Organisation geteilt werden können. Ein Beispiel: Die Tech Strategy der Otto Group hat die konzernweiten strategischen KI-Guides als CustomGPT bereitgestellt. Kolleg*innen, die ein neues KI-Projekt starten, können dort Fragen u. a. zum verantwortungsvollen Umgang mit Künstlicher Intelligenz stellen und erhalten Informationen zu unseren fünf Grundprinzipien für Responsible AI.
Neben zahlreichen UX-Optimierungen hat ogGPT im Laufe des vergangenen Jahres mehr als zwölf große neue Funktionen erhalten – immer orientiert an den neuen technologischen Möglichkeiten und den Bedürfnissen der Kolleg*innen.
Natürlich ist damit die Evolution von ogGPT noch lange nicht am Ende. Das interdisziplinäre Entwicklungsteam arbeitet schon jetzt an weiteren neuen Funktionen und Möglichkeiten, den KI-Assistenten noch besser in den Arbeitsalltag zu integrieren. Und natürlich an passenden Maßnahmen, um noch mehr Kolleg*innen mit ogGPT bzw. GenAI im Allgemeinen vertraut zu machen. Wir sind gespannt auf die Zukunft und freuen uns darauf, wenn ogGPT uns noch häufiger den Arbeitsalltag erleichtern kann.
